Faktura otrzymana w KSeF potwierdza sprzedaż określonych towarów, ale dopiero przy odbiorze dostawy można sprawdzić, co faktycznie dotarło do magazynu. Jeśli pojawią się braki lub nadwyżki, firma musi zachować porządek zarówno w dokumentach, jak i w stanach magazynowych.
W systemie Hermes opracowaliśmy obieg dokumentów, który łączy fakturę KSeF, przyjęcie zewnętrzne (PZ) i protokół rozbieżności. Dzięki temu dokument PZ pozostaje zgodny z fakturą, stan magazynu odpowiada faktycznej dostawie, a różnice są zapisane w protokole braków i nadwyżek.
Podczas przyjęcia towaru pracownik weryfikuje dostawę. Może się okazać, że liczba dostarczonych sztuk różni się od liczby ujętej na fakturze: części towaru brakuje albo dostawca przesłał go więcej.
Taką rozbieżność trzeba udokumentować. Sama faktura pokazuje, co zostało zafakturowane, natomiast stan magazynowy powinien odzwierciedlać to, co rzeczywiście przyjęto. Protokół braków i nadwyżek pozwala zachować informację o różnicy między dokumentami a dostawą.
Nowa funkcjonalność Hermesa porządkuje trzy powiązane ze sobą elementy:
W efekcie firma może jednocześnie zachować zgodność PZ z fakturą KSeF i wykazywać w magazynie stan odpowiadający faktycznej dostawie. Rozbieżności nie giną w obiegu dokumentów: są ujęte w osobnym protokole.
Gdy faktura, dokument przyjęcia i rzeczywista dostawa różnią się od siebie, łatwo stracić czas na wyjaśnianie, skąd wzięła się różnica. Uporządkowany obieg w Hermesie pomaga szybko ustalić, jakie towary zostały zafakturowane, co dotarło do magazynu oraz jakie braki lub nadwyżki odnotowano przy odbiorze.
To ułatwia współpracę między magazynem a działem zajmującym się fakturami. Każda ze stron korzysta z informacji o tej samej dostawie, a stany magazynowe odpowiadają towarom, które faktycznie znajdują się w firmie.
Korzystasz z Hermesa i chcesz poznać nowy obieg przyjęć oraz faktur KSeF? Skontaktuj się z nami – pokażemy Ci, jak działa w praktyce.
