KSeF ma stać się obowiązkową platformą do wystawiania oraz wysyłania dokumentów sprzedaży.
Poniżej wyjaśniamy czym jest, jak działa i jakie ułatwienia z nim związane znajdują się w naszych programach.

1. Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur to platforma Ministerstwa Finansów do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną. Od stycznia 2022 roku z KSeF można korzystać dobrowolnie, natomiast od 1 kwietnia 2026 roku wszyscy podatnicy VAT będą zobowiązani do wystawiania faktur przy pomocy systemu KSeF.
Rada Unii Europejskiej zgodziła się, by fakturowanie elektroniczne w Polsce było obowiązkowe.
Zatem od 1 kwietnia 2026 roku każda faktura będzie musiała zostać wystawiona w formie elektronicznej i wprowadzona do systemu KSeF. Przestaną funkcjonować faktury w tradycyjnej formie papierowej oraz dotychczasowe e-Faktury, przekazywane w dowolnym rodzaju pliku.

2. Cechy faktury wystawionej w systemie KSeF

Wprowadzenie KSeF ma na celu m.in. ustandaryzowanie wystawianych dokumentów sprzedaży. Dokumenty mają być wysyłane wyłącznie drogą elektroniczną, w ustalonej odgórnie formie faktury ustrukturyzowanej. Obrót faktur ma zostać w ten sposób uproszczony, a wgląd do niego ułatwiony dla podatników oraz organów podatkowych.
Faktura ustrukturyzowana wystawiona przez system KSeF ma postać pliku zapisanego w formacie XML oraz strukturę logiczną e-Faktury FA(2), zostanie jej nadany unikatowy numer, po którym będzie identyfikowana w systemie, faktura wystawiona poza systemem KSeF nie będzie traktowana jako faktura!

Faktura ustrukturyzowana ma zawierać wszystkie niezbędne informacje dla podatnika, a także Ministerstwa Finansów i w ten sposób ma wyeliminować wszelkie pomyłki związane z wystawianiem faktur.

3. Jakie są korzyści dla podatników z rejestrowania faktur w KSeF?

•     standaryzacja e-Faktury (jeden wzór oraz format) pozwoli uniknąć pomyłek przy wystawianiu faktury oraz nieprawidłowości podatkowych,
•     szybszy zwrot podatku VAT,
•     archiwizacja wystawionych faktur w systemie KseF,
•     łatwy dostęp do faktur – wszystkie są w jednym systemie,
•     brak problemów z „zaginionymi po drodze” fakturami.

4. Jak rejestrować faktury w KSeF?

Fakturę ustrukturyzowaną można będzie wystawić wykorzystując bezpłatne narzędzia, które udostępniło Ministerstwo Finansów, a także używając programów komercyjnych.
W bezpłatny sposób podatnicy mogą rejestrować e-Faktury na platformie KSeF, którą przekazało Ministerstwo Finansów. To dobre rozwiązanie dla mikroprzedsiębiorców, którzy wystawiają w miesiącu pojedyncze faktury. Nie będą oni musieli inwestować w płatne rozwiązania dla księgowości.
Należy uwzględnić jednak, że wystawiając dokument w Krajowym Systemie e-Faktur każdorazowo wprowadzamy sami wszystkie dane. Dla firm wystawiających większą liczbę dokumentów może to być uciążliwe. Dlatego przedsiębiorstwa korzystające z systemów magazynowych, pilnujące obrotu towarowego czy posiadające listę kontrahentów, będą mogły korzystać z komercyjnych programów do fakturowania integrujących się z KSeF.

5. KSeF w naszych systemach Hermes/Merkury Quattro

Nasza propozycja rozwiązania to przygotowane systemy do komunikacji z Krajowym Systemem e-Faktur. Podstawowe działanie systemów nie będzie zmienione. Nadal wszystkie dane sprzedażowe będą wprowadzane na dotychczasowej firmowej bazie, a wystawiane faktury zostaną przekazane za pomocą odpowiedniego narzędzia do KSeF.

Już w połowie października zapraszamy Państwa na szkolenie, gdzie zaprezentujemy zmiany w programach związane z obsługą KSeF oraz wyjaśnimy jakie rozwiązania będą oferować nasze systemy dla klientów, których organizacja pracy wymaga konieczności weryfikacji faktury przed ostatecznym, nieodwracalnym procesem przesłania dokumentu do KSeF.

Kontakt w sprawie szkoleń:
Dział handlowy - tel. 17 863-15-55 w. 45, 46

6. Obsługa faktur ustrukturyzowanych Hermes

Od 1 września 2023 struktura logiczna faktur dla KSeF została zaktualizowana do formatu FA(2).
Program Hermes obsługuje wymianę dokumentów (faktur ustrukturyzowanych) z Krajowym Systemem e-Faktur.

Wystawianie i wysyłanie faktur do Krajowego Systemu e-Faktur z programu Hermes

Przed rozpoczęciem wystawiania faktur i wysyłką do KSeF zalecane jest ustalenie procedury i odpowiednie skonfigurowanie programu w zakresie trybu wysyłki dokumentów do KSeF w zależności od przyjętych w organizacji zasad.
Program Hermes umożliwia dwa tryby wysyłki do KSeF wystawianych dokumentów: wysyłka może następować od razu po wystawieniu dokumentu lub być odroczona w czasie i dokument w formie „prototypu” czeka na wyznaczony moment wysyłki.

Ustalenie indywidualnej konfiguracji KSeF kontrahenta

Na kartotece kontrahenta pojawia się nowa zakładka KSeF gdzie mamy możliwość indywidualnych ustawień dotyczących KSeF dla danego kontrahenta, które są inne niż ogólne zasady przyjęte w firmie.

Dostępne tu opcje:
- możliwość wyboru trybu wysyłki: „od razu” lub odroczona,
- możliwość zaznaczenia czy kontrahent odbiera faktury przez KSeF (okres przejściowy kiedy KSeF jest opcją nie obowiązkiem),
- możliwość zaznaczenia czy dla odbiorcy drukujemy dokument papierowy pomimo wysłania do KSeF

Domyślna konfiguracja dla KSeF

Domyślna konfiguracja to zasady ogólne, które przyjmujemy w organizacji dla KSeF, a od których możemy ustalić odstępstwa (patrz pkt. powyżej) . Podstawowy wybór to tryb wysyłki dokumentów do KSeF: „od raz” lub „odroczony”.
Dla trybu odroczonego możliwość zdefiniowania różnych opóźnień w zależności od upływu miesiąca.

Możliwość zdefiniowania innej konfiguracji wysyłki dla każdego typu dokumentu indywidualnie

Kolejna elastyczność programu dotycząca wysyłki KSeF i ułatwiająca organizację przedsiębiorstwa to definiowanie trybu wysyłki indywidualnie dla każdego typu dokumentu. Tryb wysyłki „od razu” oraz „odroczony” i wybór dni odroczenia domyślnie lub inaczej.

Ostrzeżenia dla trybu wysyłki „od razu”

Dla dokumentów wysyłanych w trybie natychmiastowym/od razu program wyświetla ostrzeżenie operatora o wysyłce i braku możliwości późniejsze modyfikacji dokumentu.

Składanie dokumentu w KSeF

W trybie wysyłki do KSeF „od razu” po naciśnięciu w ostrzeżeniu „Tak” dla kontynuacji przesłania dokumentu do KSeF program komunikuje konieczność oczekiwania podczas procesu wysyłki.

Wybór trybu wysyłki do KSeF

Jeżeli tak wynika z konfiguracji, operator może wybrać/wskazać w jakim trybie wysłać dokument: „od razu” – dokument zostanie od razu przekazany do KSeF lub „odroczony” – dokument zostanie przekazany do KSeF w ustalonym trybie odroczenia.

Dwa tryby realizacji obowiązku wysyłki dokumentów do KSeF :

- wysyłka natychmiastowa
- wysyłka odroczona

Wysyłając dokument do KSeF natychmiast po wystawieniu będziemy mieli nadany od razu przez KSeF unikalny numer ID i możliwość wydruku faktury potwierdzonej w KSeF. Dopełnimy też od razu obowiązku wysyłki dokumentu do KSeF.
W takim trybie trzeba wziąć pod uwagę, że czas obsługi/zatwierdzenia dokumentu będzie wydłużony przez czas oczekiwania składania dokumentu w KSeF , treści dokumentu po złożeniu w KSeF nie będzie można zmienić/poprawić oraz konieczna będzie zmiana obiegu dokumentów gdy faktury towarzyszyły dostawie a nie WZ.

Przy wysyłce odroczonej do momentu wysłania dokumentów do KSeF mamy dotychczasowe możliwości edycji/zmiany dokumentu możemy więc zachować dotychczasowy obieg dokumentów bez konieczności reorganizacji pracy oraz czasu zapisu dokumentu pozostaje bez zmian. Dokument odroczony przed złożeniem do KSeF posiada dopisek „prototyp dokumentu”.